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Uno de los colectivos con los que me gusta trabajar es con los investigadores. Aunque son poco dados a experimentar con los medios sociales o con herramientas 2.0, saben reconocer cuando una aplicación puede salvarles la vida. Y cuando he tenido la oportunidad de ser yo la que les enseña o descubre una herramienta que realmente les es útil y me han trasladado la cantidad de tiempo y esfuerzo que han podido ahorrar, se han mostrado siempre muy agradecidos y eso ha sido satisfactorio, porque al final lo mejor de mi trabajo es comprobar que realmente puedo ayudar a los demás.

Por supuesto, una de las herramientas estrella de este proceso son los gestores de referencias bibliográficas. He utilizado varios y de un tiempo a esta parte me he inclinado por Mendeley (aunque existen otros similares, como Zotero). He leído mucho sobre su definición y usos y la más extendida es justamente esa, que se trata de un gestor de referencias bibliográficas 2.0 y también de una red social.

Su cliente final más habitual es el investigador, es decir, una persona que maneja muchas referencias bibliográficas y que necesita recopilar, organizar y almacenar este tipo de información para posteriormente elaborar su trabajo de investigación y que le resulte más fácil citar la bibliografía. He conocido muchos investigadores que hacían esta tarea de manera manual y puede convertirse en una locura, especialmente en trabajos exhaustivos como tesis doctorales. Por otra parte, está el cliente institucional, que suele ser una institución que se dedica a la investigación, como las universidades, que son al final las que tienen a los investigadores, así que es un gran beneficio para ellos si la institución en la que trabajan propicia el uso de este tipo de herramientas.

Pero lo que hoy os quiero contar es otro de los usos que le doy a esta herramienta, puesto que Mendeley me ayuda enormemente a elaborar memorias de investigación.

Este es un servicio que realizo para instituciones y grupos de investigación que necesitan recopilar las referencias bibliográficas de sus publicaciones para elaborar un listado ordenado con todas ellas, así que para mi es muy útil optimizar el proceso y recoger toda la información en una herramienta. Os voy a contar paso por paso cómo podéis hacerlo:

  1. Recopilar la actividad científica de la institución o grupo.

Solicitar curriculums a los investigadores para que nos envíen directamente las publicaciones que han realizado. Es importante explicarles qué información vamos a recopilar: artículos de revistas, comunicaciones a congresos, ponencias, tesis doctorales, libros o capítulos de libros…(yo me referiré a todo esto como publicaciones).
Cuando hacemos esta petición, estaría bien si explicamos las ventajas que les va a suponer proporcionarnos esta información, generalmente en forma de mayor visibilidad de su trabajo.
Hacer búsquedas en distintas bases de datos. Podemos seleccionar distintas fuentes de información específicas, en función del área de conocimiento en la que estamos trabajando y otras generales, como Web of Science o Google Académico.
Al hacer la búsqueda, podemos buscar por el nombre de la institución o por los nombres de los distintos autores.

Así pues, es interesante disponer de un listado de los autores que conforman la institución o el grupo para hacer búsquedas más exhaustivas, ya que muchos investigadores no ponen la institución a la que pertenecen y eso hace más difícil identificar algunas publicaciones.

Esta parte del proceso requiere de ciertas dotes de detective, ya que hay información difícil de localizar y no me digáis porqué muchas personas no actualizan regularmente sus curriculums o incluso desconocen que han participado de algunas publicaciones, por lo que hay que investigar a fondo cualquier actividad científica que hayan llevado a cabo (por ejemplo, si sabemos que todos los años van a los mismos congresos sería bueno rastrear las actas de esos congresos para ver si como siempre han participado).

2. Agregar las publicaciones en Mendeley

Este paso se puede ir haciendo a la vez que vamos buscando la información.

Se trata de importar las referencias bibliográficas automáticamente a Mendeley siempre que se pueda. Si instalamos en el navegador un plugin llamado Web Importer esta labor es muy sencilla y se hace con un solo clic, en el momento en que estamos realizando la búsqueda en la base de datos.
Agregar la información a mano cuando no se pueda añadir automáticamente (añadiremos el tipo de registro, y en función de eso, los campos. Por ejemplo, si es un artículo en una revista serán los autores, el título del artículo, el título de la revista, el volumen, las páginas…)

3. Ordenar y clasificar las publicaciones en Mendeley

Este paso solo será necesario si la memoria que vamos a realizar requiere de algún orden y clasificarla nos va a facilitar la vida. Por ejemplo, cuando se trata de una institución, yo suelo ordenar las referencias bibliográficas por áreas de conocimiento específicas.
Para realizar esta clasificación con este criterio obviamente deberíamos disponer de un listado de los autores y del área de conocimiento a la que pertenecen (por ejemplo, que el autor x es de Medicina). Y si es otro criterio de clasificación, disponer de la información que vaya a permitirnos realizarla.

En Mendeley la mejor manera de ordenar esta información es mediante un sistema de carpetas. Se pueden ir creando carpetas y subcarpetas de manera que la información esté ordenada y así será mucho más fácil después.

A veces sucede que una publicación está realizada en colaboración de autores que pertenecen a distintas áreas de conocimiento. En este caso, será la institución o el grupo el que decida si debe constar en distintas categorías o solo en una. Habitualmente yo clasifico una publicación según el área del conocimiento a la que pertenece el primer autor. Pero si hay que clasificarlo en varios lugares no sería problema, porque el registro se puede colocar en dos carpetas diferentes de Mendeley.

4. Depurar los registros bibliográficos

Ya tenemos toda la información en Mendeley, en forma de referencias bibliográficas. Algunas importadas automáticamente y otras introducidas manualmente. No importa cómo lo hayamos hecho, en cualquier caso tenemos que procurar depurar la información al máximo. Revisar que todo está en el lugar correcto de la forma correcta, y que no hay errores.

¿Cómo?

La información tiene que estar en el campo que toca y en el formato adecuado. Por ejemplo, los autores hay que introducirlos de la siguiente forma:
Apellido 1 Apellido2, Nombre
Si no los introducimos así, luego no podremos extraer bien la información, así que es importante revisarlo.
Corrigiendo los errores ortográficos y tipográficos. Por ejemplo, al importar un registro automáticamente es posible que se haya colado algún carácter raro.
Buscando información adicional que no conste en un campo importante y que nos interese tener. Por ejemplo, si es una comunicación a un congreso y no disponemos de las fechas en las que tuvo lugar, lo buscamos (aquí yo suelo recurrir a Google).
Eliminando duplicados. En Mendeley hay una opción que busca los duplicados automáticamente.

5. Elaborar la memoria de actividad científica

Una vez ya disponemos de toda la información en Mendeley ahora toca extraer todos los registros para realizar nuestro cometido: realizar la memoria de la institución o el grupo.

Primero tenemos que escoger qué formato de citación queremos utilizar y configurarlo en Mendeley. Por ejemplo, cuando trabajo en el área de ciencias de la salud suelo utilizar Vancouver.

Después, seleccionar la información que queremos extraer. Por ejemplo, si es del año 2017, área de conocimiento Medicina y así lo he clasificado, voy a la carpeta Medicina, selecciono solo los registros de este año y los copio.
Abro el procesador de textos, escribo el nombre de este área del conocimiento y pego los registros que he copiado.
Y así carpeta por carpeta, todas las que quiera pasar a la memoria.

Y finalmente ahí los tengo, todos los registros bibliográficos en mi procesador de textos en formato Vancouver.

6. Revisar la memoria

Una vez he copiado todos los registros, a mi me gusta depurar y revisar más en detalle la información.

  • Ordeno las referencias bibliográficas alfabéticamente (utilizando la opción de ordenar del procesador de textos).
  • Pongo en negrita los autores de esa institución o grupo.
  • Reviso que toda la información está en el formato correcto. Mendeley es una herramienta que nos facilita la vida, pero nada como el ojo humano para corregir imperfecciones. Por ejemplo, si una coma está donde no toca, o hay algo que queramos borrar. Para esta parte es fundamental que tengamos a mano las normas de citación del estilo que vayamos a utilizar.
  • Doy formato. La presentación siempre es importante. Poner logos, numerar páginas, añadir un índice…todo suma.

Si ponéis en práctica mi método, veréis que aunque puede parecer que hay muchos pasos, ordenar, clasificar, y disponer de la información en Mendeley ahorra tiempo y va a traernos beneficios a medio plazo:

  • podremos reutilizar la información para otras necesidades futuras.
  • consultar información más completa de un registro bibliográfico en cualquier momento.
  • dar más visibilidad a nuestra institución o grupo introduciendo esta información en el catálogo de Mendeley.

Y por supuesto, esto podría hacerse con otra herramienta similar, que sirva como gestor de referencias bibliográficas.

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